智通人才连锁集团旗下招聘网站 销售热线:025-68275588
全国
城市分站:
全国 河北
您当前的位置:首页 > 资讯 > 就业指导 >

职场新人必修课|这样写邮件,让你的沟通妥贴又高效

时间:2017-06-28

毕业季一过,万千学子走出校园,走上职场。你做好进入职场的准备了吗?笑笑特开职场新人必修课专题,告诉这些你初入职场就该知道的事。欢迎大家转发朋友圈或发送给刚刚毕业的朋友。

电子邮件,是现代职场中使用频率最高的办公工具,它突破时空的限制,可实现信息便捷通报和交流。但如何利用它让沟通妥贴又高效,可是大有讲究。今天就由笑笑给你带来这堂职场新人必修课第一课,让它成为初入职场的你得心应手的好助手。

一封好的电子邮件应该是怎样的呢?

收件人、抄送人选取恰当,主题明确,正文简明扼要、重点突出、诉求明确,落款恰当,附件正确无误,格式整齐美观。

如何写邮件?

电子邮件由收件人(抄送/秘送)+主题+邮件正文+附件+发件人落款组成。

收件人/抄送

职场新人最容易犯的错误是:

1、将一大堆与邮件所涉事宜毫不相干的人放入收件人当中,制造大量的垃圾邮件,给大家工作造成骚扰;

就曾见过有同事只要开涉及跨部门沟通的会,除与会者外,还发送给公司所有领导,与会者回复时选择回复全部,一下子邮箱就多了十几封邮件;最后领导不堪其扰,群发邮件给全公司,要求邮件禁止发送无关人员。

2、将必须对邮件内容做出响应的人放在抄送列表,被别人忽略而对工作造成负面影响。

3、公司内部沟通时,将公司外人员加入抄送列表

比如和公司同事沟通项目进展时,觉得此信息应该同步给合作方,就在抄送列表中加入了公司外人员。也许你的邮件内容本身没有问题,但谁能保证其他人回复邮的内容适合让外部人知晓呢?对外沟通时,必须保证信息接口的唯一性,杜绝将公司内部交流与外部沟通混为一体的情况。

正确的应该是:

不论是收件人还是抄送人,都是与所涉事宜相关的人。收件人选择直接当事人,即需要对邮件内容必须知晓或作出响应,而抄送人则是只是让其知晓,不需要对方做出响应,即使邮件被对方忽略不会有任何影响。

在邮件内容涉及重要事项时,你认为有必要需要让你的直接上级知晓时,可抄送给直接上级。除非是更高一级领导有参与或有直接上级授权,否则忌讳越级发送。

主题

邮件主题通常格式是:所涉主要事项+需要收件人做出的响应动作,如“某某项目合作方案,请批复”、“某某渠道合作协议,请审核”等等。

同一封邮件中主题要求单一,一事一议,特别忌讳将毫无关联的几件事放在一个邮件中。

如果邮件所涉及内容紧急或特别重要,需要收件人优先关注的,还可在主题中以特定形容词予以强调,如"【紧急】某某项目付款申请,请批复","【重要】业务管理规范最新修订,请研读"

最忌讳:

1)没主题:没头没脑的邮件,会让人对你的专业性和对工作的态度直接产生怀疑。

2)直接以上传附件的文件名默认为邮件主题,没有收件人明确的响应动作要求:这很容易让收件人忽略,就有可能因没有及时响应而对工作造成影响。

3)主题庞杂,同一封邮件包括多项无关联的主题

正文

正文要求简明扼要,逻辑清楚,重点突出,诉求明确。

在撰写正文时,除了从你的专业研判角度提供你认为的最重要的信息外,还应该从收件人的角度换位思考,他收到邮件做响应时需要了解哪些信息?你需要在邮件正文预先提供他决策时需要了解的背景信息。

邮件正文宜采用金字塔结构(强烈推荐《金字塔原理》一书,对于你的职场公文写作会非常有帮助),即结论先行,下面则是对于结论的层层说明,最后要求回应。

故邮件正文会首先说明这封邮件是关于什么的事情,需要收件人做出什么响应;然后提供此事的背景信息,情况说明,响应的时间要求等,最后请求响应。

如果此主题中收件人所需做出的决策事宜各有不同,可在正文一一列出,以便收件人对号入座,快速响应。

对于正文中特别重要,需要收件人特别关注的信息,可以加粗或用别的颜色字体来强调。

正文撰写最容易出现的问题有:

1、正文主要信息缺失,无法给收件人提供决策或响应的参考依据,需要收件人反复邮件往来了解情况,大大影响工作效率。

2、正文洋洋洒洒,信息庞杂,包含大量无关紧要或与决策不相关的信息,毫无逻辑和重点,给收件人造成信息过量的负担,也影响收件人快速做出响应。

我们看一个范例,这是一封发送给公司法务和主管领导,申请合作协议批复盖章的邮件:

各位:

附件是和A公司拟签订的版权合作协议,使用的是此前经过法务审核的协议模板,对方没有修改。现提请批复盖章,请批复。

请批复。 谢谢!

对于申请批复的邮件,法务和领导会关心哪些问题呢?

基于收件人关心的问题,邮件正文首先就表明此协议使用的是此前经过法务审核过的标准化模板,对方对条款没有任何修改,现在需要各相关人员批复盖章。

这样有什么意义呢?一是法务不需要对条款再逐一审查,可即时回复;二是领导批复时也可以据此了解法务上的风险已经由法务人员把握,他们只需看看合作商务条件是否妥当即可。

对于合作内容、合作模式、分成比例尽管在邮件附件中有详细的条款说明,但从快速、方便地传递信息的角度考虑,将协议的核心条款都摘录出来,这样可以帮助领导节省时间,大大方便他们查看,也很容易在领导那里留下良好的印象。

至于合作伙伴的背景如何、是谁介绍的这个合作,这些信息与主题的诉求并没有太大关联,也不是领导关心的重点,邮件正文则完全忽略不提。

附件

这个地方最容易犯的错误是附件忘记上传或附件上传有误,尤其是容易出现版本错误,需要发邮件前再三检查,避免犯这样的错误。

如果附件所涉及的内容与决策直接相关或是收件人非常关心的内容或数据,就需要将核心内容摘录出来,在正文中体现,这样收件人不用打开附件也可对最重要的信息一目了然,大大为收件人节省时间。

发件人落款

非常忌讳发送邮件时不落款,尤其是在公司规模庞大或你与收件人并不熟悉的情况下,没有落款的邮件会让人感觉没头没脑。或是有特别紧急的情况需要与你第一时间沟通,除了邮件,没有其他的渠道。

可以在邮箱系统中通过设置签名来实现自动落款。签名一般要包括姓名、职位(可省略)、公司名称、通讯地址、手机、座机、邮箱及即时通讯帐号。

邮件格式要点

邮件格式相当于人的外表,至少整洁大方,才会让人有兴趣去了解你的内涵,最基本的要求就是整齐美观:字体统一、字号相对一致,段前统一左对齐,段间距一致,段前可空一行,用色不超过3种,不要使用荧光色字体。

最怕的是一封邮件字号大大小小,段前参差不齐,段间距也是时宽时窄,或用五颜六色的字体,这样的邮件实在是辣眼睛,没法让人有兴趣读下去,更直接给人一种发件人做事马虎、潦草的印象。

一定要自动换行,杜绝使用手动换行,这在电脑邮箱接收时可能是正常的,而用手机接收时,一句完整的话会被断得七零八落。

发邮件后正确的追踪姿势

发完邮件就万事大吉了吗?当然不是。

第一如果邮件非常重要,你需要发出邮件第一时间通过电话或即时通讯工具提醒收件人接收,并提醒他们需要做的响应,确保他们都已经收到并知晓需要做的事情。系统自带的收条是不管用的,因为有的人即使收到了也可能无意中忽略掉。尤其是在重要的商务沟通中,这一点特别重要。

第二,你需要主动跟进响应的进展,尤其是时间紧迫的事项,你必须主动去跟进每个需要决策的人的反馈,提醒他们、催促他们,确保在要求的时限前完成。

第三、如果需要向相关人员通报最新的进展,最好是在该事件上一封邮件的基础上回复全部来通报,这样让同一主题的事件进展尽可能在一封邮件中就可以体现。也便于查看有关该事项历史的往来信息。

收到邮件后正确的处理姿势

不管自己是在收件人或抄送人中,都需要看看邮件是否需要自己做出响应,不是每个人都会有意识将需要响应的人放在收件人当中。

如果需要,尽可能第一时间做出回复,即使暂时无法决策,也可以回复邮件已收到,会尽快或在某某时间前予以回复。这会给人留下你对工作快速响应的好印象。对于不能即时回应的,可在邮件上添加星标符号,便于提醒自己及时处理。

回复时是回复发件人还是所有人也需要根据情况而定,如果你的响应动作与其他收件人是有所关联的,则回复全部;如果没有关联,就没必要回复全部人。

比如运营商给各合作伙伴群发邮件,让各家反馈信息,你回复时是回复发件人还是所有人呢?当然只要回复发件人。有时看到有的公司员工提交信息时回复所有人,里面可能还涉及公司的重要信息,真是很无语。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。


信息来源:http://news.mbalib.com/story/238192